Un progetto di informatizzazione Indice
1. Premessa: le esigenze informative dei Dipartimenti di Salute di Mentale Una delle esigenze maggiormente sentite nel campo della programmazione dei servizi di salute mentale, a livello sia regionale che nazionale, è la conoscenza dettagliata dei servizi stessi, non solo per quanto riguarda aspetti di base come la pianta organica e i costi, ma anche per quanto riguarda la loro attività (sia quantitativa che qualitativa), il carico e la tipologia dei pazienti seguiti, i bisogni di salute mentale della popolazione afferente e così via. Una mole di informazioni con variabili molto complesse e sicuramente di difficile gestione, ma indispensabile, anche in prospettiva di compiere ricerche sulla efficienza/efficacia dei servizi e per poter procedere ad una programmazione mirata. Come è noto, viviamo in un periodo caratterizzato dalla cosiddetta rivoluzione informatica, che ha modificato, e sta modificando continuamente in modi sempre più sorprendenti, vari aspetti della società, accelerando i modi di produzione, di comunicazione, ecc., con risultati straordinari di cui la riduzione dei costi è solo uno dei tanti aspetti. La informatizzazione penetra quasi ogni settore, ed è naturale che divenga una caratteristica essenziale, così come della sanità in generale, anche dei servizi di salute mentale. Da anni esistono vari sistemi informativi funzionanti in molti servizi di salute mentale (non ancora in tutti), ma purtroppo, come da più parti viene sottolineato (vedi ad es. Grassi, 2000), non esiste ancora un unico sistema informativo (nell'Emilia Romagna ad esempio esistono il SIPER, il SIPA, alcuni progetti in corso, ecc.). Il risultato è che persiste una notevole confusione, e in alcuni casi vi è anche una incomunicabilità tra diversi sistemi informativi a causa di scelte diverse riguardo ai codici di identificazione dei pazienti. Vi è dunque urgente bisogno di una uniformità dei vari sistemi, e di implementare la capacità da parte delle regioni di raccogliere i dati e di renderli utilizzabili a scopi di programmazione e di ricerca. Due tipi di sistemi informativi In generale, si può dire che vi sono due tipi di sistemi informativi. Il sistema più comune (quello presente ad esempio anche in Emilia-Romagna) è organizzato con schede che compaiono sul video del computer e che vanno compilate dagli operatori. In questo modo all'operatore viene chiesto di "dare qualcosa", cioè di compiere un ulteriore lavoro oltre a quello che già svolge, allo scopo di fornire i dati, senza avere un ritorno immediato. E' vero, il servizio può periodicamente utilizzare i dati facendo piccole ricerche (tramite report) allo scopo di programmare meglio il servizio, ma in genere questo ritorno è modesto e rispetto al tempo impiegato per imputare i dati, e, dovendo a questo scopo l'operatore aumentare il suo carico di lavoro, non raramente parecchie attività o registrazioni di pazienti sfuggono e non vengono archiviate nel sistema informativo. Si può invece concepire un diverso tipo di sistema informativo in cui non è l'operatore a dover dare qualcosa, ma è il sistema informativo stesso che dà qualcosa all'operatore, migliorando la qualità del suo lavoro. Il sistema informativo avrebbe cioè come sue principali caratteristiche non solo quella di non essere di alcun peso, ma anche quella di facilitare il lavoro del servizio. Ovviamente, come funzione parallela, per così dire silente e automatica, il sistema informativo servirebbe a raccogliere dati che possono poi essere utilizzati dall'operatore stesso e dagli organismi centrali di controllo, programmazione e ricerca. Questo secondo tipo di sistema informativo dunque si pone come diametralmente opposto al precedente: mentre il sistema informativo tradizionale parte dall'alto, dalle esigenze degli enti organizzativi e di controllo (top down), questo secondo tipo di sistema informativo parte dal basso, dalle esigenze degli operatori, in quanto si basa sul presupposto che non è possibile pretendere che un operatore cambi le proprie abitudini di lavoro costruite in anni di esperienza e si adatti rapidamente al nuovo strumento. L'idea di fondo di questa diversa progettazione di un sistema informativo è quella del rispetto verso i valori degli operatori e verso la loro quotidianità lavorativa, considerando un paradosso il fatto che siano proprio i fruitori quelli di cui meno si tiene conto quando si progettano strumenti che poi loro stessi andranno ad usare. Non a caso, nelle fasi di progettazione del sistema informativo a cui si accennerà dopo, sono state dedicate molte ore ad osservare e ad intervistare gli operatori nel loro luogo di lavoro, per capire meglio quali erano esattamente le loro esigenze e le attività concrete che compivano (questa caratteristica rende questo sistema informativo unico per questo aspetto). Queste visite in situ, basate su tecniche di ricerca sul campo ("Metodologie di indagine contestuale"), sono state compiute in vari Centri di Salute Mentale (CSM) di tre regioni italiane (Piemonte, Lombardia, ed Emila-Romagna), ed è da questa lunga ricerca preliminare che è nato questo sistema informativo. 2. Descrizione del sistema informativo Il presente progetto si propone di diffondere sul territorio un sistema informativo computerizzato dedicato ai Dipartimenti di Salute Mentale (DSM), in grado di gestire gli aspetti organizzativi e l'archiviazione dei dati sociodemografici, clinici, ecc., dei pazienti afferenti ai presidi socio-sanitari territoriali, nonché di monitorare le attività ti tutte le strutture presenti nel territorio di riferimento del DSM (strutture pubbliche e private, come cliniche, case di cura, ecc., e rispettivi organici, posti letto, ore di funzionamento, e così via). Si tratta di uno strumento di registrazione e coordinamento di tutte le attività dei servizi che soddisfa cinque esigenze di base:
Come si è detto, caratteristica principale e punto di forza del sistema è quella di facilitare l'organizzazione del servizio e il lavoro degli operatori senza richiedere sforzi aggiuntivi. Ma qual è il modo con cui si è riusciti ad ottenere un sistema informativo user friendly, di aiuto all'operatore, incentrato sulle modalità operative degli utilizzatori e non sulle esigenze proprie del sistema informativo e della sua architettura? Con una idea che in realtà è molto semplice. Se pensiamo di raffigurare la complessità organizzativa di un DSM come un sistema di flussi di informazioni generati dalle attività degli operatori, si comprende facilmente il ruolo centrale, da una parte, delle agende personali, sede tipica di registrazione delle attività e del tempo di lavoro, e, dall'altra, delle cartelle compilate dagli operatori stessi. Unendo questi due aspetti determinanti per l'organizzazione e il funzionamento del servizio, si è costruita unagenda informatizzata dotata di un'interfaccia che intreccia agende personali, larchivio delle cartelle, la descrizione delle attività svolte, la rappresentazione del servizio nella sua globalità. In tal modo non vengono richieste agli operatori attività supplementari, in quanto la sostituzione della agenda personale con la nuova agenda informatizzata, molto più completa e versatile, agevola e velocizza il lavoro svolto precedentemente. L'agenda quindi, mentre viene concretamente utilizzata dagli operatori per il loro lavoro come e meglio della agenda personale che usavano precedentemente, si configurerebbe anche come una "metafora" del sistema informativo, come strumento per la raccolta automatica dei dati. L'agenda informatizzata, che come si è detto si incentra sulla gestione delle agende personali collegate con lagenda del servizio e con le cartelle dei pazienti, consente di:
Il sistema informativo si inserisce a pieno titolo nelle modalità ordinarie e quotidiane di funzionamento dei Servizi, in quanto rispecchia le rappresentazioni mentali che gli operatori hanno del loro lavoro e gli schemi operativi che hanno acquisito. La trasmissione dei dati tra una postazione e l'altra, e tra le varie postazioni e le sedi centrali in sede regionale e nazionale, avverrebbe tramite le linee telefoniche (Intranet). 3. Obiettivi del progetto e risultati attesi Gli ostacoli derivanti dalla carenza di informazioni e dalla difficoltà di programmare, caratteristici dei DSM, si sono recentemente scontrati con le necessità del processo di aziendalizzazione delle riforme del Sistema Sanitario Nazionale, che ha chiamato i servizi psichiatrici a rispondere del loro operato alla luce di criteri di efficienza e di risparmio. Scopo generale del progetto di informatizzazione dei DSM (come previsto dal progetto obiettivo "Tutela della salute mentale 1998-2000") è quindi quello di fornire uno strumento adeguato a rispondere alle esigenze di efficienza delle risorse impiegate e di efficacia degli interventi attuati dai DSM. In maniera più mirata, possiamo affermare che il sistema informativo è volto all'ottenimento dei seguenti obiettivi:
Relativamente alle attività dei CSM, il sistema informativo proposto consente di rispondere, direttamente o attraverso l'elaborazione dei dati, ai seguenti quesiti informativi:
Per rispondere alle domande precedentemente esposte il sistema consente di ricavare le seguenti tipologie di informazioni:
4. Destinatari dell'intervento e relativi vantaggi Operatori Principali attori del progetto sono gli operatori, che utilizzano lo strumento informatico come agenda personale, registrandovi gli impegni, le assenze, i dati relativi ai pazienti e tutte le attività tipiche di un CSM, i messaggi per altri operatori (a titolo di esempio si può menzionare che i tradizionali autoadesivi post-it, così usati per trasmettere messaggi tra gli operatori e così poco affidabili perché non permettono di avere la certezza che il destinatario li riceva, scompaiono grazie all'uso del sistema di messaggistica informatizzata). Al contempo gli operatori possono ricevere dal sistema informazioni sulle attività del servizio, sulla gestione dei pazienti, sugli impegni degli altri colleghi. In questo modo, essi ottengono i seguenti vantaggi operativi:
Soggetti istituzionali L'attivazione di un sistema omogeneo di raccolta dei dati permette a livello locale, regionale e nazionale di:
Pazienti In ultima istanza, un sistema informativo ben progettato e organizzato è in grado di fornire maggiore trasparenza e conoscenza a tutti gli interessati, compresi gli utenti ed i loro familiari, che potranno ottenere maggiori informazioni in merito all'offerta di servizi, all'evoluzione della malattia mentale, alla qualità delle prestazioni erogate. In una fase avanzata di progettazione, è previsto anche l'utilizzo del web (Internet) da parte degli utenti, secondo un più vasto progetto che si ispira al concetto di "informatizzazione delle fasce deboli" (recupero di informazioni a domicilio - da parte non solo di anziani e di portatori di handicap, ma anche da parte di utenti psichiatrici - riguardanti le terapie eseguite, programmi di psicoeducazione, informazioni sui farmaci e sulle terapie prescritte, eventuale compilazione periodica di questionari a scopo di ricerca, gruppi di auto-aiuto, esercizi di riabilitazione in gruppo virtuale, forme di counseling e di psicoterapia in rete, ecc.). 5. Punti di forza e fattori critici L'applicativo proposto risponde alle esigenze, proprie dei sistemi informativi, di superamento della carenza di informazioni e della difficoltà di programmare e integrare servizi sempre più chiamati ad aderire alla "cultura della valutazione", ed è caratterizzato dai seguenti peculiari vantaggi operativi e strategici:
Riguardo alla rilevazione e alla significatività dei dati che si possono ottenere in ambito di salute mentale, è doveroso, anche se scontato, tenere presente quanto segue:
Inoltre, il processo di trasformazione dei servizi verso una cultura della valutazione sistematica in ordine all'efficienza delle risorse impiegate e all'efficacia degli interventi attuati (accountability) può indurre ostilità in alcuni operatori, che possono opporsi alle iniziative tese alla valutazione dei servizi. Questo fattore critico è stato tenuto in grande considerazione nella progettazione del presente sistema informativo che, come più volte sottolineato, non rappresenta in alcun modo uno strumento di controllo, ma un supporto concreto alle attività degli operatori e un sistema che li coinvolge direttamente. Per quanto riguarda invece la difficoltà di descrivere e rappresentare l'estrema complessità del sistema dei servizi in psichiatria, possiamo notare che diverse iniziative si stanno muovendo verso modalità idonee alle esigenze di programmazione, verifica e confrontabilità. Si attendono a breve dal Ministro della Sanità linee guida per un sistema di indicatori omogeneo sul territorio nazionale (cfr. Approvazione del progetto obiettivo "Tutela della salute mentale 1998-2000"), mentre la Società Italiana di Epidemiologia Psichiatrica (SIEP) ha pubblicato un lavoro in cui vengono identificati "Attività, interventi e strutture dei Dipartimenti di Salute Mentale" (Amaddeo et al., 1998): il sistema informativo può facilmente recepire queste indicazioni e in questo modo contribuire ad avviare il percorso verso una progressiva uniformità di linguaggi in questo settore, passo imprescindibile per la ricerca e il confronto di esperienze diverse. 6. Struttura temporale: le tre fasi del progetto Fase 1: Ricognizione degli altri sistemi informativi psichiatrici già operanti e predisposizione delle procedure per il recupero delle informazioni esistenti (interfacciamento) allo scopo di costruire un unico Data Base a scopo di ricerca. Tempi: tre mesi. Fase 2: Fase pilota, divisa in due sottofasi: Fase 2a: formazione degli operatori. Tempi: due giornate seminariali di 6 ore luna Fase 2b: sperimentazione in un numero limitato di DSM, che devono essere individuati per carattersitiche socio-organizzative tra aree metropolitane e extraurbane, con diversi livelli culturali; integrazione/adeguamento del software sulla base delle indicazione degli operatori. Tempi: 12 mesi Fase 3: Fase della disseminazione dello strumento 7. Modello di riferimento: il caso della Regione Piemonte Quando si tratta di prendere la decisione di introdurre un nuovo strumento informativo nei CSM di una regione, con l'investimento di grosse risorse economiche ed organizzative che ciò comporta, occorre saper calcolare attentamente la fattibilità del progetto e prevedere il successo dell'iniziativa, e la fase pilota serve appunto alla sperimentazione prima della disseminazione dello strumento su vasta scala. Vi è però una enorme fortuna nel caso dello strumento informativo qui descritto, dovuta al fatto che un sistema con queste caratteristiche (chiamato Sight Planning) è già stato sperimentato nella regione Piemonte, in quanto adottato dal Progetto Ministeriale "Sistema Informativo Globale per i Dipartimenti di Salute Mentale", coordinato da Mauro Nannini: questo sistema è stato installato in 11 ASL sulle 20 presenti in Piemonte (quindi su più della metà delle ASL della regione) e serve 23 CSM dislocati sia a Torino che nella regione. Gli operatori sanitari coinvolti sono più di 500 e gestiscono complessivamente circa 16.000 cartelle attive di pazienti. I CSM sono i seguenti: ASL 1 di Torino/Monti, ASL 1 di Torino/Negarville, ASL 1 di Torino/Bertola, ASL 1 di Torino/Montevideo, ASL 2 di Torino/Spalato, ASL 2 di Torino/Monginevro, ASL 2 di Torino/URSS, ASL 3 di Torino/Stradella, ASL 4 di Torino/Buttigliera, ASL 5 di Collegno, ASL-6 di Venaria, ASL 9 di Ivrea, ASL 9 di Rivarolo, ASL 9 di Caluso, ASL 11 di Vercelli, ASL 11 di Borgo Sesia, ASL 12 di Biella, ASL 12 di Cossato, ASL 14 di Omegna, ASL 14 di Verbania, ASL 15 di Cuneo, ASL 15 di Dronero, ASL 15 di Borgo S. Dolmazzo. Il sistema informativo Sight Planning è progettato dalla "Milàno" srl, Via Zambeletti 4, 20129 Milano, tel. 02-29412296, fax 02-20240220, E-Mail <ghella@keytech.it>, <mattioda@keytech.it>. E' disponibile in due versioni: in configurazione stand alone (monopostazione), su PC Windows 95/98 e gestione dati Access, e in configurazione client/server (rete), con Windows NT (client Windows 95/98) e gestione dati SQL Server. Lapplicativo consente la scalabilità da configurazione stand alone a configurazione client/server (la possibilità cioè di migrare da base-dati monoutente a base-dati multiutente) con limitatissimi interventi operativi. La sperimentazione in Piemonte è stata un grande banco di prova di questo nuovo strumento di informatizzazione dei DSM. Era ben chiara la consapevolezza della difficoltà che la implementazione di un sistema informativo avrebbe incontrato, ma il risultato di questa sperimentazione si è rivelato addirittura superiore alle aspettative più ottimistiche. A distanza di tre mesi dall'avvio della sperimentazione è stato compiuto un test allo scopo di misurare determinati aspetti dell'esperimento e di determinarne la riuscita. Il test, a base di 30 quiz, è stato effettuato nei 23 CSM piemontesi coinvolti nel programma di sperimentazione, e quattro sono stati gli operatori testati per ciascun servizio: un campione di 84 operatori, pari a circa il 20% del totale del personale in organico, suddiviso tra:
Il test si componeva di 30 domande riferite alle tre aree operative gestite dall'applicativo (attività collettive, attività personali, archivio pazienti), così suddivise: 10 sull'attività di ambulatorio, 10 su funzioni dell'archivio pazienti, e 10 su funzioni dell'agenda personale. Le domande erano specifiche, e sono state valutate 1 punto se la risposta era esatta, e con 0 punti de era sbagliata. Il punteggio raggiunto era in trentesimi, e andava da "comprensione nulla" (punteggio 0-2) a "massima comprensione" (punteggio 27-30). I risultati dei quiz hanno dimostrato una buona e diffusa comprensione del funzionamento dellapplicativo, un dato confermato dal confronto dei punteggi per categoria professionale, dimensione dei servizi, configurazioni client/server e stand alone: in media i punteggi erano tra 19 e 22 ("buona comprensione"). Oltre al test sulla compressione del sistema informativo, è stato investigato anche l'andamento del servizio di assistenza-manutenzione (numero di richieste di assistenza per hardware, per software ecc.) e l'accessibilità alle postazioni di lavoro (tempi medi di attesa, modalità di utilizzo del computer, accessibilità potenziale/effettiva, ecc.), ottenendo anche qui risultati molto soddisfacenti. Riferimenti Amaddeo F. (2000). I sistemi informativi come obiettivo di qualitš. Rivista Sperimentale di Freniatria, CXXIV, 4: 222-225. Amaddeo F., Bacigalupi M., de Girolamo G., Di Munzio W., Lora A., Semisa D. (1998). Attività, interventi e strutture dei Dipartimenti di Salute Mentale (Presentazione di Michele Tansella). Epidemiologia e Psichiatria Sociale, Supplemento al n. 2, vol. 7. Ditta G. (2000). Realizzare il sistema informativo psichiatrico nazionale. Rivista Sperimentale di Freniatria, CXXIV, 4: 228-230. Grassi A. (2000). L'importanza di un sistema informativo psichiatrico nazionale. Rivista Sperimentale di Freniatria, CXXIV, 1: 13-16. Lora A. (2000). L'interesse al sistema informativo in psichiatria. Rivista Sperimentale di Freniatria, CXXIV, 4: 226-227.
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